L’efficacité avec le logiciel de planning

On trouve de nombreux logiciels de planning sur le marché actuel. Toutefois, un vrai logiciel planning se doit d’être une bénédiction pour la gestion des tâches et avoirs d’un organisme. De votre choix d’outil, découlera le succès ou l’échec de votre entreprise. Voici des petites astuces pour vous aider dans votre choix de logiciel de planning.

Choix de l’outil de planification

Pour commencer, sachez que sur le marché informatique, il existe très peu de logiciels qui répondent parfaitement à la totalité des exigences d’une entreprise. C’est pourquoi votre choix, doit tenir compte, à la fois, des prix proposés et des différentes fonctionnalités.

Outil téléchargeable

Pour diminuer vos coûts, vous serez tenté de faire des téléchargements en ligne, du fait de la gratuité des logiciels qu’on y propose. Faites bien attention, car les outils présents sur le net ne possèdent que les options minimales, que les logiciels professionnels doivent avoir. De ce fait, si vous décidez quand même de poursuivre votre route, et de télécharger votre logiciel via Internet, vous risquez de ne pas améliorer vos gestions de ressource.

Options recommandées chez un logiciel de planning

Pour être bien efficace et servir le succès de votre entreprise, votre logiciel de planning doit prendre en charge les points suivants :
• Les horaires de travail (début, pause, et fin)
• Les activités de chaque salarié
• Les disponibilités de toute l’entreprise ….

Le logiciel de gestion de planning en vrai

D’après son nom, le logiciel planning a pour fonction principale, la planification du temps de travail du personnel. Il fait en sorte de tenir compte des congés, activités, données légales,…de chaque individu au sein de l’organisation. De cette manière, tout le monde pourra se concentrer à bien faire leur travail, au lieu de perdre du temps dans les péripéties des ressources et des activités.

Les activités

Pour une entreprise, l’activité désigne le centre du métier produit chaque jour. C’est le DRH qui se charge de distribuer les activités à chaque salarié. Pour que ce partage soit efficace, le responsable fait appel au logiciel de planning.

Fonctionnalités primaires du logiciel de planning

Pour bien faire ce pour quoi, il a été conçu, le logiciel de planning couvre de nombreuses options. A savoir :
• La considération des imprévus et des contraintes : indisponibilité, maladies, problèmes personnels et les savoirs du salarié.
• Le suivi des règles : convention collective, variétés de contrats, code du travail, jours fériés,….
• L’administration et la rentabilisation des heures supplémentaires.
• L’offre du meilleur planning pour l’équipe.
• La gérance de la communication interne : demandes de remplacement, de congés, d’échanges d’horaires.
• Le management des congés et absences : congés payés, arrêt maladie, RTT,…
• La coordination des données (horaires, contacts, lieu) sur les mobiles.
• Le pointage des heures de début, de pause et de fin.
• La gestion des salaires et de la rentabilité.
• Le portail RH : KPI suivants les absences, les prix, les bénéfices,…
• La concordance avec un agenda -partagé ou individuel- disponible en ligne.
• Le programme horaire, journalier, hebdomadaire, mensuel et annuel.
Voyez par vous-même, que les logiciels de planning ne sont pas que des logiciels de pointages. Ils tiennent un rôle important dans la gestion même des Ressources Humaines.

Les utilisateurs d’un logiciel de planning hebdomadaire et mensuel

Généralement, ce sont les entreprises qui ont des contraintes de gestion des Ressources Humaines qui l’utilisent. Ce choix découle de leur désir d’optimisation de la gestion du personnel. Cependant, il existe des cas exceptionnels, où l’on ne trouve pas l’application des outils de planifications.

Contextes sans logiciel de planning

Ils sont nombreux à être dans la liste. En voici des exemples bien précis :
• Hôpitaux publics
• Sociétés de bâtiments, chantiers
• Administration du personnel
• Entreprise qui possède un responsable ou des secrétaires de planning
• Différents organismes de santés dotés de médecins, d’infirmiers

Causes et conséquences de l’utilisation du logiciel de planning

Pourquoi basculer vers le logiciel de planning ? Tout juste, pour atteindre la perfection de l’entreprise. En effet, la liste des avantages qu’apporte ce logiciel est bien plus longue que celle des inconvénients.

Privilèges

Voici quelques exemples des nombreux avantages qu’on gagne avec l’utilisation d’un logiciel de planning.
• Amélioration des heures supplémentaires
• Perfectionnement du temps de travail
• Aisance des salariés (respect de leurs imprévus et de leur choix)
• Accès illimité à son agenda, en tout temps et avec n’importe quel matériel (smartphone, tablette,…)
• Perfectionnement de la rentabilité (temps de travail amélioré)
• Elimination des plannings Excel inutiles
• Pronostic des charges de travail et des moyens indispensables
• Perfectionnement du profit des services
• Facilité d’accès
• Perfectionnement de la réactivité des services

Incommodités

Il y a toujours des exceptions pour toute chose, y compris les logiciels de plannings. Les voici donc :
• Il y a des logiciels de planning qui ne sont pas assez intuitifs, ergonomiques et collaboratifs.
• Les outils de plannings en mode SaaS, disponible en ligne, sont trop peu nombreux.

Caractéristiques d’un bon logiciel de planning

Un bon outil de planning possède des indicateurs et statistiques bien précis.

Simple et utile

Les temps avancés par les salariés, associés aux activités, vous procurent toute la force d’un logiciel créé pour performer. Les temps et activités ajoutés de jour en jour, vont être analysés et traités. Des informations pertinentes ressortiront de ces traitements.
La totalité de ces données sont accessibles directement en ligne, sans aucune autre action de votre part. Comme ManaTime, la majorité des logiciels de planning vous offrent trois pages d’indicateurs, dont :
• Inventaires des activités
• Recensements des utilisateurs
• Diagramme de GANTT

Possibilité de connaître votre rentabilité

C’est la page la plus importante du logiciel de planning. Vous y verrez les activités qui rapportent le plus à votre organisation. Grâce au prix par heure que vous avez indiqué et aux heures déclarées par les salariés. Vous connaissez immédiatement si le budget est dépassé ou suffisant. En même temps, vous pouvez solliciter les données attachées au profit du projet.